Prawo

Nie wszystkie organizacje muszą powoływać Inspektora Ochrony Danych. Jednak każdy administrator danych i każdy podmiot przetwarzający dane w ramach działalności ma obowiązek dbać o ochronę danych osobowych. Kto może zadbać o zgodność organizacji z obowiązującymi przepisami w tej dziedzinie (m.in. RODO)?

Kim jest Inspektor Ochrony Danych (IOD)?

Inspektor Ochrony Danych to osoba wyznaczona przez organizację (np. przedsiębiorstwo, szkołę, urząd), która odpowiada za monitorowanie przestrzegania przepisów o ochronie danych w tej organizacji. Osoba powołana do tej funkcji jest również łącznikiem pomiędzy organizacją a organem nadzorczym oraz osobami, których dane są przetwarzane (np. klientami firmy). Co ważne, za zgodność działalności z przepisami odpowiada organizacja, a nie Inspektor Ochrony Danych. Wykaz zadań realizowanych przez IOD znajduje się w art. 39 ust. 1 RODO oraz w wytycznych Grupy Roboczej art. 29 ds. ochrony danych.

Jakie kwalifikacje powinien mieć IOD?

Inspektor Ochrony Danych powinien mieć stosowne kompetencje zawodowe. Przepisy nie określają rodzaju kwalifikacji, jednak ważne jest, aby osoba ta posiadała fachową wiedzę w zakresie dobrych praktyk oraz przepisów o ochronie danych osobowych (w tym RODO). Nie mniej istotna będzie umiejętność wykonywania zadań określonych w art. 39 RODO. Poziom wiedzy IOD powinien być dostosowany do ilości, rodzaju i skomplikowania danych przetwarzanych przez organizację. Ponadto z uwagi na zmieniające się przepisy wskazane jest, aby osoba sprawującą funkcję IOD brała udział w regularnych szkoleniach z ochrony danych osobowych.

Kto może sprawować funkcję IOD?

Według art. 37 ust. 6 RODO funkcję Inspektora Ochrony Danych można powierzyć własnemu pracownikowi lub osobie współpracującej z organizacją na podstawie umowy o świadczenie usług. Nic zatem nie stoi na przeszkodzie, aby za monitorowanie zgodności organizacji z przepisami odpowiadał zewnętrzny Inspektor Ochrony Danych. Warto jednak pamiętać, że funkcji IOD nie może sprawować osoba prawna. Zgodnie z wytycznymi Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) Inspektorem Ochrony Danych musi być osoba fizyczna. Ponadto administrator lub podmiot przetwarzający musi udostępnić dane tej osoby (imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu) na swojej stronie internetowej lub w miejscu prowadzenia działalności.

Czy każda organizacja musi powołać IOD?

Nie. Zgodnie z art. 37 RODO Inspektora Ochrony Danych muszą wyznaczyć:

Na czym polega outsourcing IOD?

Outsourcing IOD polega na korzystaniu z usług zewnętrznego specjalisty od ochrony danych osobowych. W ramach stałej współpracy ekspert zajmuje się kompleksową obsługą organizacji, która obejmuje m.in. audyt zgodności przetwarzania danych osobowych, informowanie o przepisach oraz tworzenie dokumentacji RODO. Zewnętrzny ekspert zapewnia również:

Dlaczego warto powołać Inspektora Ochrony Danych?

Wiele firmy oraz instytucji publicznych korzysta ze wsparcia IOD pomimo braku takiego obowiązku. Dlaczego? Otóż za naruszenie przepisów RODO grożą bardzo wysokie kary finansowe, które mogą sięgać nawet 40 mln euro lub 4% rocznego obrotu w przypadku przedsiębiorstw. Ponadto zaniedbanie bezpieczeństwa danych może doprowadzić do utraty zaufania wśród klientów lub partnerów biznesowych. Stąd też wiele firm chce zminimalizować ryzyko, zdając się w tej kwestii na ekspertów od ochrony danych.

Fundacja to ciekawa alternatywa dla innych form prowadzenia działalności, która pozwala na realizowanie wartościowych celów oraz promowanie wyznawanych przez siebie wartości. Jak otworzyć fundację? Proces ten sprowadza się do trzech kroków: ustanowienia aktu fundacyjnego, sporządzenia statutu oraz zarejestrowania podmiotu w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Co to jest fundacja i czym się zajmuje?

Fundacja to bardzo popularna forma prowadzenia organizacji pozarządowej, większym zainteresowaniem w tej grupie cieszą się jedynie stowarzyszenia. Działalność fundacyjna powinna służyć do realizowania celów pożytecznych dla gospodarki lub społeczeństwa, zgodnych z interesami Rzeczypospolitej Polskiej. W praktyce fundacja może zajmować się niemal wszystkim, przy czym art. 1 Ustawy o fundacjach z dnia 6 kwietnia 1984 roku wymienia kilka możliwych obszarów działalności:

Kto może założyć fundację?

Zanim przejdziemy do tego, jak otworzyć fundację, trzeba najpierw uściślić, kto może to zrobić. Otóż za powołanie fundacji mogą odpowiadać osoby fizyczne, niezależnie od tego, jakie mają obywatelstwo i gdzie mieszkają (założycielem fundacji w Polsce może być osoba mieszkająca w innym kraju). Fundację mogą założyć również osoby prawne, które mają siedzibę w Polsce lub za granicą. Należy jednak pamiętać, że siedziba fundacji powinna znajdować się na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.

Krok I - ustanowienie aktu fundacyjnego

Jak otworzyć fundację? Na początek warto podkreślić, że fundacja nie ma właściciela. Osobę, która zakłada fundację, nazywa się fundatorem. Osoba ta składa oświadczenie woli o ustanowieniu fundacji, które powinno mieć formę aktu notarialnego. W oświadczeniu woli należy wskazać cel działalności fundacji oraz określić składniki majątkowe, które zostaną przeznaczone na realizację tego celu. Akt fundacyjny nie musi mieć formy aktu notarialnego, jeżeli fundacja została ustanowiona w testamencie.

Krok II - opracowanie statutu fundacji

Osoby, które zastanawiają się na tym, jak otworzyć fundację, powinny zaznajomić się między innymi z art. 5.1 ustawy o fundacjach. Przepis ten mówi o statucie fundacji, czyli najważniejszym dokumentem wewnętrznym organizacji. Należy bowiem pamiętać, że fundacja musi działać zgodnie ze swoim statutem, a pozyskane środki finansowe muszą być przeznaczone na realizację celów statutowych. Statut powinien określać:

Krok III - rejestracja fundacji w KRS

Kwestia tego, jak otworzyć fundację, nie jest tak skomplikowana jak w przypadku innych działalności, np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Jednak podobnie jak spółki kapitałowe, fundacje uzyskują osobowość prawną wraz z dokonaniem do Krajowego Rejestru Sądowego, dlatego rejestracja fundacji w KRS jest ważnym krokiem, którego nie należy pomijać. 1 lipca 2021 roku fundacje zamierzające prowadzić działalność gospodarczą składają wnioski o wpis do KRS wyłącznie drogą elektroniczną, za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych. Fundację bez działalności gospodarczej można zarejestrować elektronicznie lub za pomocą wniosku papierowego. Do rejestracji fundacji służą formularze KRS-W20 oraz KRS-WK.

Artykuł powstał na podstawie publikacji: https://www.kpgio.pl/zakladanie-fundacji/